Digitale Rechnungsverarbeitung

Digitale Rechnungsverarbeitung für Agenturen mit Anspruch an Kontrolle & Transparenz 

 

Eingangsrechnungen als verlässliche Grundlage für steuerbare Agenturprozesse 

In Agenturen mit mehreren Projekten, Lieferanten und internen Freigaben wird die Verarbeitung von Eingangsrechnungen schnell zur operativen Herausforderung. Unklare Zuständigkeiten, verteilte Informationen und manuelle Abläufe erschweren Transparenz und Kontrolle. 

Die digitale Rechnungsverarbeitung von Fortes QuoJob unterstützt Agenturen dabei, Eingangsrechnungen strukturiert zu erfassen, zentral zu prüfen und sauber in ihre operativen und finanziellen Prozesse einzubetten – als stabile Basis für Kostenkontrolle, Projektsteuerung und Controlling 

    Rechnungsverarbeitung Buchhaltung

    Digitale Eingangsrechnungen – zentral, nachvollziehbar, steuerbar 

    Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung in Fortes QuoJob werden Eingangsrechnungen dort verarbeitet, wo Agenturen ihre Projekte und Kosten steuern: zentral im System. 

    Rechnungsinformationen werden strukturiert erfasst, relevanten Projekten oder Aufwandskonten zugeordnet und stehen allen Beteiligten transparent zur Verfügung. So entsteht eine belastbare Datenbasis für fundierte Entscheidungen – ohne zusätzliche Insellösungen. 

    Fortes QuoJob positioniert sich dabei bewusst nicht als Buchhaltungssystem, sondern als zentrale Grundlage für agenturspezifische Prozesse, Daten und Workflows. 

    A

    Mehr Klarheit im Rechnungseingang – weniger operative Reibung

    Die digitale Rechnungsverarbeitung reduziert manuelle Aufwände und erhöht gleichzeitig die Nachvollziehbarkeit im Tagesgeschäft: 

    • Zentraler Überblick über offene Eingangsrechnungen und Zahlungsziele 
    • Klare Freigabeprozesse mit definierten Zuständigkeiten 
    • Strukturierte Erfassung relevanter Rechnungs- und Positionsdaten 
    • Saubere Zuordnung zu Projekten und Aufwandsarten 
    • Nachvollziehbarkeit für Controlling und Auswertungen 

    So behalten Agenturen auch bei wachsendem Rechnungsvolumen die Kontrolle über Kosten und finanzielle Verbindlichkeiten. 

    Digitale Rechnungsverarbeitung als Teil der operativen Steuerung

    Eingangsrechnungen sind mehr als ein administrativer Prozess. Sie liefern entscheidende Informationen für: 

    • laufende Kostenkontrolle 
    • Projektkalkulation und Nachkalkulation 
    • Transparenz über externe Leistungen 
    • finanzielle Steuerungsentscheidungen 

    Fortes QuoJob ermöglicht es, diese Informationen strukturiert zu erfassen und systematisch nutzbar zu machen – ohne den operativen Kontext von Projekten und Ressourcen zu verlieren. 

    Funktionen im Überblick

    • Digitale Erfassung aller relevanten Eingangsrechnungsinformationen 
    • Upload von Rechnungen per Drag & Drop & App 
    • Erfassung von Rechnungspositionen und zugehörigen Aufwandskonten 
    • Unterstützung bei der strukturierten Übernahme von Rechnungsdaten 
    • Übersicht über offene Rechnungen und Zahlungsziele 
    • DATEV-kompatibel 
    • Entwicklung und Betrieb in Deutschland (DSGVO-konform) 

    Für welche Agenturen eignet sich die digitale Rechnungsverarbeitung?

    Die digitale Rechnungsverarbeitung in Fortes QuoJob richtet sich an mittelgroße bis große Agenturen, die: 

    • mit mehreren parallelen Projekten arbeiten 
    • ein hohes oder wachsendes Rechnungsvolumen haben 
    • klare Freigabe- und Kontrollprozesse benötigen 
    • Kosten und Projekte nicht isoliert, sondern im Zusammenhang steuern wollen 

    Gerade bei komplexeren Strukturen schafft die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen die notwendige Klarheit und Kontrolle, um Agenturprozesse verlässlich zu steuern. 

    Überblick über offene Eingangsrechnungen

    Dank übersichtlichen digitalen Rechnungseingang wirst du nie wieder den Überblick über deine Zahlungsziele und offene Rechnungen verlieren

    Alles nur an einem Ort

    Erleichterte Suche nach bestimmten Rechnungen durch smarte Filterfunktion
    Einfache Kontrolle und Überwachung des gesamten Rechnungsprozesses

    Digitale Rechnungsverarbeitung – So funktioniert’s:

    • Die digitale Rechnungsverarbeitung von Fortes QuoJob unterstützt Agenturen dabei, Eingangsrechnungen strukturiert, transparent und nachvollziehbar zu verarbeiten – als belastbare Grundlage für Projektsteuerung, Kostenkontrolle und operative Entscheidungen. 

    Digitaler Rechnungseingang

    Für welche Agenturen eignet sich die digitale Rechnungsverarbeitung?

    Fehlerfreie Workflows

    Die digitale Rechnungsverarbeitung eignet sich besonders für Agenturen, in denen Eingangsrechnungen nicht nur gebucht, sondern im Zusammenhang mit Projekten, Kostenstellen und Freigaben gesteuert werden müssen. Je mehr Lieferanten, Projekte und interne Beteiligte in den Prozess eingebunden sind, desto wichtiger werden klare Zuständigkeiten, strukturierte Daten und ein zentraler Überblick. 

    Intelligentes Handling

    Durch die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen werden manuelle Schritte reduziert und wiederkehrende Aufgaben systematisch unterstützt. Rechnungsdaten stehen zentral zur Verfügung, lassen sich Projekten und Kostenstellen sauber zuordnen und können schneller geprüft oder freigegeben werden. So gewinnt deine Agentur mehr Transparenz im Rechnungseingang und bleibt gegenüber Kunden, Lieferanten und internen Beteiligten jederzeit auskunftsfähig. 

    Rechtssicheres Arbeiten

    Digitale Rechnungsverarbeitung unterstützt Agenturen dabei, Eingangsrechnungen einheitlich, nachvollziehbar und regelkonform zu bearbeiten. Besonders bei internationalen Kunden, Lieferanten oder mehreren Standorten ist es wichtig, Rechnungsdaten sauber zu erfassen, Freigaben transparent abzubilden und relevante Informationen zentral verfügbar zu machen. So entsteht ein strukturierter Prozess, der operative Sicherheit schafft und die Zusammenarbeit mit Buchhaltung, Steuerberatung und externen Partnern erleichtert.

    Digitale Rechnungsverarbeitung für mehr Kontrolle im Rechnungseingang 

    Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung von Fortes QuoJob werden Eingangsrechnungen nicht nur schneller verarbeitet, sondern direkt in die agenturspezifischen Abläufe eingebunden. Rechnungsdaten lassen sich strukturiert erfassen, Projekten und Aufwandsarten zuordnen und für Freigaben, Auswertungen und die weitere Buchhaltung nutzbar machen. So entstehen transparente Prozesse, die manuelle Aufwände reduzieren, Fehlerquellen minimieren und deiner Agentur eine verlässliche Grundlage für Kostenkontrolle und operative Entscheidungen geben

     

    • Schnellere digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen durch strukturierte Erfassung und zentrale Bearbeitung 
    • Zahlungsziele und offene Rechnungen im Blick für mehr Transparenz über laufende Verbindlichkeiten 
    • Reduzierte Fehlerquellen durch nachvollziehbare Workflows, klare Zuständigkeiten und einheitliche Daten 
    • DATEV-kompatible Weiterverarbeitung für anschließende Buchhaltungs- und Abstimmungsprozesse 

      Regelmäßige kostenlose Websessions

      Regular free web sessions

      Profit Check in Fortes QuoJob
      Profit Check in Fortes QuoJob
      28.07.2026 um 11:00 Uhr
      28.07.2026 at 11:00 o'clock
      Meldet euch zur nächsten Websession an und erfahrt alles rund um das Thema Profit Verwaltung in eurer Agentursoftware
      Meldet euch zur nächsten Websession an und erfahrt alles rund um das Thema Profit Verwaltung in eurer Agentursoftware

      In xx Tagen

      In xx Days

      Fortes QuoJob in Zahlen

      Fortes QuoJob wird täglich in Agenturen eingesetzt, die ihre Projekte, Zeiten und Ressourcen strukturiert steuern wollen. Die Zahlen zeigen, dass viele Teams die Software im Arbeitsalltag nutzen und darauf vertrauen. Seit vielen Jahren entwickeln wir die Agenturverwaltung praxisnah weiter und orientieren uns an echten Anforderungen aus dem Projektgeschäft.

      Teams vertrauen QuoJob

      Jahre Erfahrung am Markt

      Kreative arbeiten mit QuoJob

      Das sagen unsere Partner über Fortes QuoJob

      ★★★★★
      Quelle: Google Rezensionen
      Source: Google Rezensionen

      Wir nutzen Quojob seit 15 Jahren. Vor allem in den letzten 2 bis 3 Jahren hat sich die Software noch mal toll weiterentwickelt. Dazu kommt ein professioneller und schnell reagierenden Support, immer freundlich und hilfsbereit. Genauso wie das Beraterteam, kompetent und mit super netter Unterstützung. Kurzum: wir sind als Werbe- und Eventagentur wirklich zufrieden.

      Annette P.
      ★★★★★
      Quelle: Google Rezensionen
      Source: Google Rezensionen

      Seit vielen Jahren die Agentursoftware unseres Vertrauens! Wer eine zuverlässige All-in-One Lösung sucht, die Workflow optimiert und Zeit spart ist hier in besten Händen.

      Manuel S.
      ★★★★★
      Quelle: Google Rezensionen
      Source: Google Rezensionen

      Mit der neuen QuoJob Version haben wir eine neue Oberfläche erhalten. Sehr modern und sehr einfach zu bedienen. Es ist einfach erstaunlich, was die Software so alles kann! Man findet immer mehr Funktionen und hat immer eine Möglichkeit es zu erweitern! Der Kundenservice ist 1A! Jeder Anruf landet nicht im Nirvana sondern sofort bei einem fachkundigen Servicemitarbeiter. Die Begleitung während der Einführungsphase und den Support danach kann man nur mit 5-Sternen bewerten. Ich freue freue mich auf eine weitere Zusammenarbeit und die weiteren Module die wir bestellt haben. Vielen Dank und Daumen hoch.

      Marvin R.
      ★★★★★
      Quelle: Google Rezensionen
      Source: Google Rezensionen

      Wir lieben die Software. Hat uns viel Arbeit abgenommen und seitdem haben wir alles strukturiert an einem Platz. Wenn wir mal Probleme haben ist der Support immer sofort zur Stelle um zu helfen. Können wir nur empfehlen (:


      peoplegrapher GmbH
      ★★★★★
      Quelle: omr.com
      Source: omr.com

      Für mich ein extrem bedienerfreundliches System, welches sehr umfangreiche Möglichkeiten bietet - obendrein (wie ich finde sehr sehr wichtig): super guter Support (jederzeit). Easy zu bedienen kann sogar ich in die Fibu einsteigen. Zeitmanagement ist sehr hilfreich und bietet viele Möglichkeiten (Auswertungen, Listen). Perfekt auch für's Projektmanagement. Alles zusammen kann man dadurch zu einem deutlich effizienteren Arbeitsablauf kommen.

      Antje
      Senior Production Manager / Projektmanagement
      ★★★★★
      Quelle: omt.de
      Source: omt.de

      Alles genau auf den Agenturbedarf abgestimmt. Freigaben können je nach Abteilung oder Unit erteilt werden. So arbeitet jeder Mitarbeiter nur mit den Tools, die er für seinen Alltag braucht. Bestes Konzept am Markt.

      Frederik F.
      Senior Sales Manager – microPLAN
      ★★★★★
      Quelle: omt.de
      Source: omt.de

      Freie Jobstruktur zur individuellen internen, projektbezogenen Planung. Sehr gutes Projektplanungsmodul mit einem sehr guten Gantt Detailplanungsbereich. Hervorragend, insbesondere durch umfassende Detailplanung und Aufgabensystematik (Verknüpfung nachfolgender Aufgaben).

      Nikolaos T.
      Produktionsleiter
      ★★★★★
      Quelle: omt.de
      Source: omt.de

      Umfangreiches Tool. Super Preis-Leistungsverhältnis und perfekter Support.

      Sandra F.
      Leitung – NS-Dokumentationsstelle der Stadt KR
      ★★★★★
      Quelle: omt.de
      Source: omt.de

      Die Software bietet alles, um ein Team erfolgreich zu steuern und die geleistete Arbeit abzurechnen. Dabei hilft die intuitive Benutzeroberfläche, die selbst bei vielen Projekten nie unübersichtlich wird. Die Zeitverfolgung ist dabei ein echter Mehrwert, den man nicht mehr missen möchte.

      Stefan S.
      Geschäftsführer – PSV NEO GmbH
      ★★★★
      Quelle: omt.de
      Source: omt.de

      In diesem Herzstück laufen alle Fäden und Prozesse zusammen. Es gibt viele Optionen bei der Einrichtung, mit denen man sich einmal konkret beschäftigen muss, um die Einstellungen für den individuellen Workflow zu finden. Danach kann man sich sicher sein, dass alle Daten gut aufgehoben und an der richtigen Stelle sind, sodass man jederzeit eine aktuelle Auswertung bekommen kann.

      Janine K.
      Executive – ALEKS UND SHANTU GmbH
      ★★★★★
      Quelle: omt.de
      Source: omt.de

      Eine hervorragende Buchhaltungssoftware für Agenturen. Der Support ist sehr gut und kundenfreundlich. QuoJob ist und war hilfreich, um alles zu strukturieren.

      Carolin J.
      Account Managerin – Cash Cow Farmers Werbeagentur GmbH
      ★★★★★
      Quelle: omt.de
      Source: omt.de

      QuoJob ist eine Agentursoftware, die speziell für die Bedürfnisse von Werbeagenturen, Designstudios und ähnlichen kreativen Unternehmen entwickelt wurde. Sie bietet eine breite Palette von Funktionen, die darauf abzielen, den Arbeitsablauf zu optimieren, die Kommunikation zu verbessern und die finanzielle Transparenz zu erhöhen. Zu den Hauptvorteilen gehören die integrierten Funktionen für Projektmanagement, Zeit- und Ressourcenverfolgung sowie Rechnungsstellung und Buchhaltung. Dadurch können Agenturen Zeit und Kosten sparen, die Kundenzufriedenheit steigern und die Zusammenarbeit im Team fördern.

      Jochen W.
      GF – WORRINGEN / HÖKE Kommunikation GmbH & Co. KG
      ★★★★★
      Quelle: omr.com
      Source: omr.com

      Von der Angebotserstellung bis zur Abrechnung, alles aus einem Tool. Die Software passt sich auch an Änderungen an, wie z.B. die XRechnungspflicht. Insgesamt bin ich sehr zufrieden, die Angebote und Rechnungen können nach meinen Wünschen angepasst werden, soweit es die E-Rechnung erlaubt. Stunden erfassen, Rechnungen und Angebote schreiben, Kontakte sowie deren Verbindungsdaten verwalten, Schriftwechsel mit Kunden nachhalten und Dokumente verwalten. Mir gefällt die unkomplizierte Stundenbuchungen und das für mich angepasste CI und Layout der Angebote / Rechnungen. Mit der App lassen sich schnell Stunden buchen und unterwegs Kontakte abrufen.

      Tobias
      Webdesign Rebs
      ★★★★★
      Quelle: Google Rezensionen
      Source: Google Rezensionen

      QuoJob ist eine umfassende Agenturlösung, die "kein Auge trocken läßt": Neben Selbstverständlichkeiten wie Buchhaltung, Kontaktpflege, Zeiterfassung, Joborganisation und Terminmanagement nutzen wir gerne auch die ausgefeilten CRM- und die Projektmanagement-Funktionen. Auch das komplette HR-Management mit Arbeitszeit- und Urlaubsverwaltung läuft über Quo. Dadurch, dass sich alle Agenturabläufe in Quo abbilden lassen und alle Informationsebenen untereinander verknüpft sind, haben wir immer in Echtzeit ein repräsentatives Bild über unser gesamtes Unternehmensgeschehen. Das macht uns jederzeit handlungsfähig. Wir sind echte "Quo-Fans". 😀

      Jens P.
      LOOKone
      ★★★★★
      Quelle: Google Rezensionen
      Source: Google Rezensionen

      Umfassende Agentursoftware, die auch komplexe Workflows und Anforderungen abbildet und bei uns viele Insellösungen abgelöst hat, da einfach alle benötigten Funktionen, Reportings usw. in einem geboten werden. So können wir uns viel manuellen Aufwand und Lizenzkosten sparen. Top - wir sind sehr zufrieden!

      Astrid S.
      Geschäftsführung – Webcellent GmbH
      ★★★★★
      Quelle: omr.de
      Source: omr.de

      Quojob als komplett Lösung. Projektverwaltung, Transparenz in den einzelnen Jobs, Stammdatenverwaltung Kunden und Lieferanten, Buchhaltung Eingangsrechnungen / Ausgangsrechnungen, Controlling, My Time und My Day als Zeiterfassungsmodule. Ständige Update und Neuerungen im engen Austausch mit und für den Kunden. Ich nutze QuoJob in allen Modulen. Transparente Auswertungen für unsere Kunden. Alle Daten auf einem Blick. Zugeschnitten auf unsere Anforderungen.<

      Petra
      Buchhaltung & Controlling – Typodrom / Tylers Agency
      ★★★★★
      Quelle: omt.de
      Source: omt.de

      Vorab: Wir möchten nicht mehr darauf verzichten. Der genaue Blick: Quojob benötigt ein wenig Eingewöhnung, und es muss angepasst und zugeschnitten werden. Dabei beschränken sich Anpassungen auf die flexible Möglichkeit, auch Abläufe und Prozesse selber sinnvoll abzubilden. Die Anzahl der Funktionen und Möglichkeiten ist umfangreicher als erwartet. Das Team hinter Quojob ist selbst freundlich, hilfsbereit und engagiert. Mittlerweile konnten wir, und es wurde von Quojob auch begleitet, viele wiederkehrende Prozesse optimieren und einen sehr flüssigen Workflow ermöglichen. Dies alles extrem agenturrelevant. Insgesamt konnten wir durch Quojob erheblich Zeit und Ressourcen einsparen. Wir als Team fokussieren uns durch Quojob auf das Wesentliche und können nur die volle Punktzahl geben.

      Torben T.
      Accounting – polta.co Kreativagentur GmbH

      Agenturen, die Fortes QuoJob vertrauen

      Häufige Fragen zum Thema Digitale Rechnungsverarbeitung

      Was ist digitale Rechnungsverarbeitung und warum ist sie wichtig?

      Die digitale Rechnungsverarbeitung bezieht sich auf den Prozess der Erfassung, Verarbeitung und Speicherung von Rechnungen in digitaler Form. Sie ist wichtig, um Zeit und Kosten zu sparen, Fehler zu minimieren und die Transparenz im Rechnungsprozess zu erhöhen.

      Was sind die Vorteile von QuoJob als Buchhaltungssoftware

      QuoJob ist eine speziell für Agenturen entwickelte Buchhaltungssoftware, die eine umfassende Lösung für die digitale Rechnungsverarbeitung bietet. Die Software ermöglicht dir eine einfache Erfassung digitaler Eingangsrechnungen, zum Beispiel per E-Mail oder Scan, automatisierte Workflows, reduzierte manuelle Aufwände, erweiterte Reporting-Funktionen und hohe Datensicherheit.

      Wie kann ich meine eingehenden Rechnungen digital verarbeiten?

      QuoJob bietet eine umfassende Lösung für die digitale Rechnungsverarbeitung. Eingangsrechnungen können übersichtlich und zentral erfasst, verarbeitet, freigegeben und gespeichert werden. Unsere Software bietet dir einen optimalen Überblick über den Zahlungsstatus und Zahlungsziel jeder erfassten digitalen Eingangsrechnung. Rechnungen werden ganz unkompliziert per Schnittstelle an dein Online Banking Konto übergeben.

      Workflow Rechnungseingang - was ist das und wie hilft er mir?

      Ein Rechnungseingang-Workflow ist der Prozess, der die Erfassung, Überprüfung, Freigabe und Zahlung von Eingangsrechnungen in deiner Agentur abbildet. Ein gut durchdachter Workflow kann dazu beitragen, den Rechnungsprozess zu optimieren und die Effizienz deiner Agentur zu steigern. Die digitale Rechnungsverarbeitung vereinfacht den Workflow für Eingangsrechnungen.

      Wie kann ich sicherstellen, dass meine Rechnungsdaten beim digitalen Rechnungseingang sicher sind?

      Die Speicherung von Rechnungen in digitaler Form bietet aus mehreren Gründen eine höhere Datensicherheit als papierbasierte Rechnungen. Nicht nur ist eine digitale Eingangsrechnung vor elementaren Risiken geschützt, sie ist auch nicht für jeden verfügbar. Der große Vorteil für digitale Eingangsrechnungen: Du kannst zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie die Verwaltung von Benutzerrechten anwenden, um sicherzustellen, dass deine Daten nur von Personen mit Befugnis eingesehen werden. Hinzu kommt noch der Passwortschutz bei der Anmeldung in den entsprechenden Benutzeraccount.

      Welche Vorteile bietet die digitale Rechnungsverarbeitung meinem Unternehmen?

      Die digitale Rechnungsverarbeitung bietet zahlreiche Vorteile, wie beispielsweise Zeit- und Kostenersparnis, Reduzierung von Fehlern, verbesserte Transparenz, erhöhte Datensicherheit und bessere Regelkonformität (Compliance).

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      Schreib uns, wenn du Fragen hast oder mehr über Fortes QuoJob erfahren möchtest. Wir melden uns persönlich bei dir, gehen auf dein Anliegen ein und geben dir eine klare Einschätzung, wie es für euch weitergehen kann.

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